Op deze pagina vind je informatie over het voeren van een plannings-, functionerings- en evaluatiegesprek alsook 8 concrete tips over hoe ieder gesprek aan te vatten.
Een evaluatiecyclus bestaat uit drie type gesprekken die hier beknopt worden toegelicht.
1. Een planningsgesprek
Tijdens dit gesprek worden de afspraken gemaakt tussen leidinggevende en medewerker. Welke doelstellingen zal de werknemer het komende jaar proberen te realiseren?
2. Een functioneringsgesprek
In de loop van het jaar zitten leidinggevende en medewerker nog eens samen, op gelijke voet. Bedoeling is het functioneren van de werknemer en de onderlinge samenwerking te verbeteren. Knelpunten worden opgespoord: waar kan er bijgestuurd worden om de doelstellingen te halen, is er nood aan meer ondersteuning of een opleiding?
3. Een evaluatiegesprek
Dit gesprek vertrekt vanuit een beoordeling over de medewerker en/of door een eigen evaluatie door de werknemer.
Het gebruik van, en de tijd nemen voor, een evaluatiecyclus op te stellen en uit te voeren is voor alle partijen een meerwaarde en creëert een permanente leercultuur waarin zowel de medewerkers als het bedrijf zich op een dynamische manier ontwikkelen.
Algemene tips en tricks om deze gesprekken te voeren:
Geef altijd feedback op iets wat iemand gedaan heeft en niet op hoe de persoon is.
Feedback waarin de woorden ‘altijd’ of ‘overal’ of ‘nooit’ in voorkomen, resulteren meer dan eens in een ‘welles-nietes-ruzie’.
Een jij-boodschap zegt: “Jij doet iets fout.”. Een ik-boodschap zegt: “Ik zou het graag anders zien, kunnen we het daar over hebben?”. Een ik-boodschap nodigt uw gesprekspartner uit om begrip op te brengen voor uw kant van de zaak. Door een jij-boodschap schiet de ander meteen in de verdediging.
Vertel welke gevolgen het heeft op de collega’s hun veiligheid/gezondheid, werk… Let op: zinloze interpretaties verpesten de sfeer! Benoem enkel het gedrag, niet hoe jij dit gedrag interpreteert.
Geef de ander de gelegenheid om te reageren. Luister aandachtig en laat uw emoties niet de bovenhand nemen. Vraag of de ander uw boodschap heeft begrepen. Vraag of hij/zij zich de gegeven voorbeelden en feiten op dezelfde manier kan herinneren. Is dat niet het geval, vul de boodschap aan met bijkomende voorbeelden. Durf daarbij om een reactie te vragen: “Begrijp je wat ik bedoel?”. Wees oprecht bereid om naar de reactie van de ander te luisteren zonder vooroordelen.
Vertel exact wat u van de medewerker verwacht. Geef duidelijke instructrices en zorg voor ‘meetpunten‘.
Zoek samen naar een oplossing. Eens uw medewerker het met u eens is dat zijn/haar gedrag niet kan of dat hij/zij het werk moet herzien, kunt u gaan praten over oorzaken en oplossingen. Neem de tijd om te analyseren. Stel open vragen om te verkennen wat de oorzaken van het gedrag zijn (instructies zijn niet duidelijk, durft geen extra uitleg te vragen, onzekerheid over zijn kwaliteiten en een poging om van specifieke taken af te komen…). Zo krijgt de ander de ruimte om het gedrag toe te lichten. Maak duidelijk dat u de medewerker graag wilt helpen waar nodig. Maak uw medewerker medeverantwoordelijk door hem/haar zelf te vragen om met voorstellen te komen. Probeer geen oplossingen op te leggen tenzij het absoluut noodzakelijk is omwille van een specifieke procedure of een andere maatregel.
Wacht tot uw ergste woede of schrik gezakt is begin dan pas een feedbackgesprek. Wacht anderzijds niet te lang, de partijen mogen niet vergeten waarover het ging. Bereid u voor, neem de ander apart en geef de feedback op een rustige, neutrale plek (niet in het bijzijn van de collega’s).